Gestion de dossiers
Une vision claire sur l’ensemble de vos dossiers.
Opportunités, renouvellements, planification financière et transactions : tout est structuré, visible et partagé au même endroit. Vous voyez où tout en est. Votre équipe aussi. Fini les suivis manqués.
Que vous gériez des demandes d'assurance, des transferts de placements ou des révisions annuelles, Laylah garde vos dossiers organisés, votre équipe alignée et votre conformité intégrée dès le premier jour.
Où en est le dossier Tremblay?
Cette question revient chaque semaine. Entre les nouvelles opportunités, les renouvellements qui approchent et les dossiers en attente de documents, difficile de garder le fil. Des suivis passent entre les mailles. Des clients attendent sans nouvelles.
Quand le suivi des dossiers repose sur des outils déconnectés, les choses passent entre les mailles. Des suivis sont manqués. Des échéances passent sans que personne ne le remarque. Les clients commencent à se demander si leur conseiller est vraiment attentif. Le problème n'est pas le manque d'effort ou d'intention. C'est l'absence d'un système centralisé qui relie chaque tâche, document et conversation au client concerné.
Suivis manqués, statuts inconnus et clients qui attendent
Entre les nouvelles opportunités, les renouvellements à venir et les dossiers en attente de documents, il est difficile de tout suivre.
La double saisie dans différents systèmes fait perdre des heures chaque semaine, et l'information qui devrait être visible par toute l'équipe reste enfermée dans la boîte courriel ou le carnet d'une seule personne. Résultat : des temps de réponse lents, des clients qui attendent et des affaires perdues qui auraient pu être évitées avec une meilleure visibilité.
Pourquoi les outils déconnectés créent un risque de conformité
Quand le travail client est réparti entre des feuilles de calcul, des lecteurs partagés et des notes papier, maintenir une piste de vérification fiable devient pratiquement impossible.
La conformité réglementaire exige que chaque action prise sur un dossier client soit documentée et accessible. Sans plateforme centralisée, les conseillers exposent leur cabinet à un risque de conformité, non pas par négligence, mais parce que leurs outils rendent difficile de bien faire les choses.
L'approche de Laylah en matière de sécurité et de conformité répond directement à ce défi, avec la résidence des données au Canada, le chiffrement et la traçabilité intégrée. En savoir plus sur la sécurité chez Laylah
Conçu pour les cabinets
Vos dossiers clients, enfin au cœur de votre CRM.
Les logiciels de gestion de projet génériques forcent la double saisie et fragmentent l’information. Avec Laylah, chaque dossier client est centralisé et directement lié à vos contacts.
Contrairement aux outils CRM génériques conçus pour le service client et les équipes de support, le système de gestion de dossiers de Laylah est conçu pour les processus réels des conseillers financiers indépendants : demandes d’assurance, renouvellements de polices, transferts de placements, analyses des besoins financiers et plus encore.
Dossiers clients centralisés et liés à chaque fiche
Chaque dossier dans Laylah est lié au profil complet du client, incluant ses données financières, ses contrats d’assurance, ses placements et son historique de communications. Quand votre équipe ouvre un dossier, elle voit immédiatement une vue à 360 degrés du client. Les données affluent grâce à la synchronisation automatique avec les assureurs et les agents généraux comme Manuvie, iA Groupe financier, Empire et Canada Vie, garantissant que les fiches clients sont toujours à jour.
Visualisez votre travail en un coup d'œil
Une vue claire et partagée sur l’ensemble de vos dossiers, directement liée à vos clients.
Tous vos dossiers, organisés par étape.
Avantages de la gestion de dossiers
Quatre capacités essentielles pour garder le contrôle.
Vue Kanban
Une vision claire et partagée de tous vos dossiers, à chaque étape du processus.
Pipelines personnalisées
Créez les vues qui correspondent à votre réalité : opportunités, assurances, investissements, planification financière.
- Dossiers d'assurance avec étapes pour la souscription, la collecte de documents, le suivi des renouvellements et la livraison de polices
- Dossiers de placements pour les transferts, les ouvertures de comptes et les révisions de portefeuilles
- Dossiers de planification financière pour les analyses de retraite, les évaluations d'invalidité et les révisions de maladies graves
Chaque pipeline alimente les rapports et analyses, pour que vous sachiez toujours combien de dossiers sont ouverts, où ils en sont et comment votre équipe performe.
Explorer toutes les fonctionnalitésTâches et délégation
Des tâches claires, faciles à déléguer et à suivre, directement liées à chaque dossier.
La gestion des tâches dans Laylah est conçue pour la collaboration. Quand un adjoint complète une étape, le conseiller le voit immédiatement. Quand un document arrive d'un client, il est lié automatiquement au dossier. Ce niveau d'intégration élimine la surcharge d'outils qui ralentit la plupart des cabinets.
Tout au même endroit
Tâches, notes, communications, documents et historique réunis dans un seul dossier.
Tâches intelligentes
Des tâches qui se créent automatiquement selon vos processus et le contexte du dossier.
Laylah développe l'automatisation intelligente directement dans la gestion de dossiers. Bientôt, les tâches seront créées automatiquement selon le type et le contexte de chaque dossier, suivant le processus que vous définissez. Cela réduira la supervision manuelle et gardera les dossiers en mouvement sans surveillance constante.
Automatisations
Rappels automatiques, alertes pour dossiers stagnants, actions déclenchées selon l'avancement.
Des notifications automatisées alerteront les membres de l'équipe quand un dossier stagne, quand une échéance approche ou quand une action client déclenche l'étape suivante. Ces capacités aideront les équipes de conseillers à maintenir un suivi constant pour chaque engagement client.
Les gabarits standardisent vos façons de faire.
Nouveau client? Renouvellement? Transfert? Chaque type de dossier a ses étapes. Créez des gabarits avec les tâches prédéfinies, les documents requis, les échéances standard. Une structure qui vous permet d'avancer avec confiance.
Tâches prédéfinies
Quand vous ouvrez un nouveau dossier à partir d'un gabarit, Laylah crée automatiquement les tâches de vos processus. Que ce soit pour l'intégration d'un client, un renouvellement annuel ou une analyse complète des besoins, le processus est défini à l'avance.
Les gabarits fonctionnent de pair avec les pipelines personnalisées. Vous définissez le gabarit une fois, et chaque nouveau dossier de ce type hérite de la structure. Résultat : une qualité constante, moins d'erreurs et moins de temps passé à déterminer la prochaine étape.
Chaque rôle y trouve son compte.
Du conseiller solo au directeur de cabinet, tout le monde bénéficie de la gestion de dossiers.
Conseillers
Tous vos dossiers visibles. Plus de client qui attend sans nouvelles.
Adjoints
Tâches assignées clairement. Plus de "je commence par quoi?".
Directeurs
Vue d'ensemble instantanée. Plus de surprises.
Questions fréquentes sur la gestion de dossiers CRM
La gestion de dossiers est le processus de suivi et de gestion du cycle de vie complet de chaque engagement client : nouvelles affaires, renouvellements, transferts, planification financière et plus encore. Dans un CRM conçu pour les conseillers financiers, chaque dossier est relié à la fiche client et regroupe tâches, documents, conversations et historique de conformité en un seul endroit.
Les feuilles de calcul et les boîtes de réception ne sont pas conçues pour le suivi collaboratif des dossiers. Elles manquent de visibilité, créent des silos de données et rendent la documentation de conformité difficile. Laylah centralise chaque dossier dans un environnement partagé et structuré avec des mises à jour en temps réel, la délégation de tâches et des pistes de vérification automatiques.
Oui. Laylah vous permet de créer des pipelines et des gabarits personnalisés pour chaque type d'engagement : assurance vie, invalidité, planification de la retraite, transferts de placements, avantages collectifs et plus encore. Chaque pipeline définit ses propres étapes, tâches et exigences documentaires pour que votre équipe suive le bon processus à chaque fois.
Laylah est conçu pour le marché canadien avec la résidence des données au Canada, la certification SOC 2, le chiffrement au repos et en transit, et une traçabilité intégrée qui crée une piste de vérification complète pour chaque dossier client. La plateforme est bilingue et chaque action est horodatée et accessible, simplifiant la conformité réglementaire.
La paix d'esprit
Reprenez le contrôle de vos dossiers.
Essayez Laylah gratuitement pendant 30 jours. Sans engagement.
- Données clients centralisées avec synchronisation automatique des assureurs et agents généraux
- Pipelines et gabarits personnalisables pour chaque type de dossier
- Conformité intégrée, pistes de vérification et résidence des données au Canada
- Collaboration fluide avec délégation de tâches et visibilité en temps réel
- Rapports, analyses et tableaux de bord pour optimiser l'efficacité de votre cabinet
Découvrez comment Laylah simplifie la gestion de cabinet
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